¿Harto de juntas innecesarias?
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¿Harto de juntas innecesarias?

Las juntas son los encuentros empresariales que todos amamos odiar. Por cada junta productiva, parece que hay al menos una o más que son una completa pérdida de tiempo. He aquí cómo reducir el número de reuniones a las que deba asistir.

¿Recuerdas la escena del bar en la película original de “Star Wars”?, recientemente tuve una experiencia que parecía inquietantemente similar. Sólo que yo no estaba en un antro de mala muerte y la clientela no eran extraterrestres. En su lugar, yo estaba en una reunión de negocios y los personajes eran profesionales de negocios.

Ese incidente me ha llevado a ser más exigente respecto a las reuniones a las que asisto, por no decir que casi todas.

Había accedido a asistir a la reunión a pesar de que su descripción había sido un tanto confusa, lo cual debió haber sido un foco rojo. La reunión se inició a tiempo, pero pronto quedó claro que no tenía ningún orden del día y menos aún un porqué. Rápidamente se desvió en temas no relacionados con la vaga descripción proporcionada en un principio.

Supongo que no debería ser sorpresa de acuerdo al comportamiento exhibido por muchos de los participantes. Algunos aprovecharon su tiempo con sus smartphones, enviando y respondiendo correos electrónicos – hasta checando su Face. Algunos otros distraídos con conversaciones paralelas y otros comiendo algo.

Cuando la reunión felizmente terminó, habíamos logrado “nada” y no podía creer todo el tiempo que había perdido. Eso me hizo preguntar a mí misma, cómo las empresas gastan tanto tiempo en juntas y cuántas de ellas son realmente productivas.

¡Estamos perdiendo demasiado tiempo y dinero!

Una respetada firma de consultoría, encontró que el 15% del tiempo colectivo de una organización es gastado en reuniones, un número que ha aumentado desde el 2008. Los altos ejecutivos gastan más del 40% de su tiempo – 2 días completos a la semana – en reuniones con 3 o más compañeros de trabajo. La firma encontró, que muchas de ellas, a menudo se programan sin una razón específica.

Todas estas juntas representan un gasto sorprendente. Solo en E.U., las empresas gastan más de $37mil millones en costos salariales relacionados con reuniones innecesarias, de acuerdo al Bureau de Estadísticas de E.U.

Yo me sentí frustrada cuando analicé todo lo que me había sucedido, pero sobre todo enojada conmigo misma por haber sido atraída a una tarea tan improductiva. Decidí tener más cuidado con las reuniones a las que asisto.

Así que aquí está un mal consejo para cualquier persona que desee invitarme a una junta de negocios:

  1. Piénsalo bien antes de apretar el botón enviar.
    Outlook lo facilita todo – tal vez demasiado – sobre todo para enviar avisos de reunión. Antes de organizar una reunión pregúntese: ¿Esto absolutamente requiere de una junta? Usted tal vez pueda lograr su objetivo haciendo un par de llamadas o enviando un mensaje o dos.
  2. Guarda el “cuantos más mejor” para las fiestas, definitivamente eso no aplica para las reuniones de negocios.
    Si requiere organizar una reunión, pregúntese: ¿Qué personas requieren asistir forzosamente? Invite sólo a aquellas cuya presencia sea vital para resolver el problema en cuestión.
  3. Dime por qué tengo que asistir.
    En su invitación a la reunión, explique claramente la razón de su llamado, por qué es necesaria la presencia de los asistentes y lo que espera lograr. Invite a los asistentes a optar por no asistir, si es que sienten que no pueden contribuir de una manera significativa.
  4. Se minucioso con los detalles.
    Las juntas no se llevan a cabo solas. La conducción de una buena reunión significa obtener los detalles correctos: Tener una agenda clara de la reunión. Si se requiere la lectura, envíe los materiales por adelantado. Mantenga la reunión correctamente focalizada, comience y termine a tiempo. Y si los participantes no prestan atención, exija que lo hagan.

El tiempo es demasiado valioso para desperdiciarlo en reuniones de negocio improductivas e innecesarias. Aprendí mi lección. Si recibo un “meeting” que no cumpla con los 4 puntos, lo rechazaré.

Te invito que hagas lo mismo.

Por Betzabeth Romero
Country Manager Jabra México

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